Chân dung người lễ tânChân dung người lễ tân

[csvnam]

Hệ thống quảng cáo SangNhuong.com

khôn xiết bận rộn Hãy nhìn bức ảnh này bạn cảm thấy người lễ tân văn phòng cần bao nhiêu tố chất , kỹ năng? Bạn hình dung một ngày họ làm những công việc gì? khách sạn cửa lò





Đúng như bạn tự trả lời với bản thân , họ làm rất nhiều việc trong một ngày. Tiếp đón khách trực diện tại công ti , nghe fone và chuyển đường dây đúng người đúng việc cho các bộ phận khác , lập lịch hẹn , tổ chức phòng họp , trả lời thư tín , biên soạn văn bản cho phòng hành chính , mua quà sinh nhật cho một đồng nghiệp... Trong nhiều việc không tên , việc nào cũng gấp , cũng quan trọng và cũng cần... nụ cười!. Họ đại diện cho sự một tinh thần tốt , trẻ trung , của sự tiếp thụ và của Nụ cười.
khách sạn cửa lò
Một công việc đích thực và...khó!

Khó ở chỗ người làm ở vị trí này cần nhiều tố chất mang tính soft skill ( khả năng mềm ) hơn khả năng cứng ( hard skill ). Mà tố chất mềm này lại khó đào tạo , khó đề nghị bởi quy định hay sự ràng buộc nào về nguyên tắc.
Khách sạn cửa lò
Tươi cười là tố chất hàng đầu. Giao tiếp linh hoạt và xử lí cảnh huống đa dạng là những tố chất đòi hỏi tiếp theo.

Một công ti có khả năng đề nghị công chức lễ tân hiện diện đúng giờ , nhưng khó đề nghị công chức ấy cười. Nếu có khả năng đề nghị công chức cười , công ti cũng không thể đề nghị nụ cười ấy rộng mở và nhiệt thành , đủ cho người gặp mặt cảm thấy tươi vui và hài lòng.

Một công ti có khả năng đề nghị công chức lễ tân xử lí cảnh huống dựa trên những quy định về sử dụng phòng họp , quy định ra vào công ti , quy định v.v… Song , công ti không thể định ra rõ ràng xử lí thế nào để làm bằng lòng người tiếp xúc.

Sự bằng lòng được đem lại từ tổng hợp những hành động nhất quán của người lễ tân: từ nụ cười , ánh mắt , giọng nói , Hành vi , lời đề nghị , sự nhanh trí và những sự am tường về tầng lớp , về nguyên tắc ứng xử.

Khắc họa một ngày làm việc

Dưới sự đòi hỏi nhiều về kỹ năng mềm trong tiếp xúc với nhau và xử lí các cảnh huống ở vị trí mối manh gặp mặt với khách hàng , người lễ tân không tránh khỏi những trường hợp phải đứng giữa đồng sự để trả lời cho khách: đứng giữa trưởng phòng hành chính hoặc phòng kỹ thuật hoặc phòng kinh dinh để giải quyết một ca cẩm của đối tác qua fone hoặc trực diện tại quầy lễ tân. Những trường hợp cần xử lí của lễ tân viên ở dạng phút chót , ở dạng giải quyết khiếu nại , ở dạng lắng nghe mọi trở về từ khách hàng , có khả năng dẫn công chức đến cảm giác căng thẳng.

Có khi họ cần trả lời một cuộc fone cùng lúc với tiếp đón vồn vã một khách hàng đang đứng trước mặt

Có khi họ cần trả lời cùng lúc nhiều cuộc fone gọi đến vì không thể để mất cuộc nào hoặc không để đường dây nào chờ quá 3 tiếng chuông...

do vậy , người lễ tân còn cần kỹ năng quản lý cảm xúc và quản lý stress. Duy trì công việc lễ tân đủ lâu với lòng mê say , tôi thấy tại Pháp , các công chức ở vị trí này tập thể dục luôn luôn , đặc biệt là những bài tập tăng cười sự bền bỉ cho cơ thể.

Những con người có sức khoẻ và biểu hiện nhiều kỹ năng sống , tiếp xúc với nhau và xử lí cảnh huống tập hợp ở vị trí lễ mới làm ra nên một công việc đích thực đem lại giá trị cao cho khách sạn cửa lò.